Conheça as complicações que você pode ter e por que é preciso lidar AGORA com a sua contabilidade atrasada!
Contador, a gente bem sabe como é complicado o seu dia a dia e entende que, por vezes, se deparar com uma contabilidade atrasada é fruto das situações com as quais você acaba tendo de lidar.
Mas estamos aqui para ajudar você a entender que, com as ferramentas e as estratégias certas, você vai conseguir tirar de letra esse problema e organizar de vez suas rotinas.
Em nosso artigo, vamos bater um papo sobre o que deve ser feito para que você possa regularizar a situação do seu escritório e evitar que atrasos em sua contabilidade estejam presentes no seu dia a dia.
Dito isso, fique com a gente até o final do nosso material, faça uma boa leitura e entenda como ter mais agilidade em seu dia a dia a fim de que você possa ficar com a sua contabilidade em dia!
O que a gente pode entender como contabilidade atrasada?
Quem é contador e está à frente de um escritório contábil bem sabe os desafios com que precisa lidar.
Prazos que precisam ser cumpridos, leis que mudam a todo instante e, por vezes, urgência de clientes que chegam e precisam ser resolvidas com agilidade, como o levantamento de documentos para entrega em procedimento de fiscalização.
Todos esses aspectos contribuem para que a contabilidade em seu escritório atrase.
Mas é importante trazer que a forma como os seus processos internos estão estruturados também exerce grande importância, bem como as tecnologias utilizadas em seu dia a dia.
Por exemplo, um escritório contábil muito dependente de seus clientes pode ter a fluidez de suas rotinas comprometida quando a documentação não é entregue no período estabelecido e de maneira completa.
Ou seja, sua equipe não poderá finalizar suas tarefas, já que deverá relacionar aquilo que está pendente, entrar em contato com a empresa e solicitar o envio das informações necessárias para dar continuidade ao processo.
A contabilidade atrasada é um problema, por vezes, sutil, cujo crescimento costuma causar grandes prejuízos em escritórios.
São poucas as situações nas quais se recebe uma grande demanda e o profissional acaba não lidando com ela da forma adequada, ou seja, em que o problema aparece de uma vez.
Na verdade, ele pode ser comparado a um “câncer”, que afeta o indivíduo de maneira silenciosa e que passa a ser descoberto apenas em fase mais avançada, quando o tratamento é mais difícil.
Todavia, a boa notícia é que, sim, é possível se curar desse “câncer” que afeta escritórios, chamado contabilidade atrasada.
Ao longo do nosso artigo, você entenderá o que deve ser feito em seu escritório para normalizar sua situação e voltar a ter paz em suas rotinas.
Por que o setor contábil é um dos que mais sofrem com o problema?
Em tal cenário, chama atenção o contexto de muitos departamentos contábeis.
A gente sabe que, diferentemente do setor fiscal, pessoal e até mesmo do societário, o contábil conta com prazos menos urgentes e uma rotina, por vezes, menos corrida.
Isso acaba fazendo com que muitos gestores não tratem este departamento como prioridade.
Dito isso, é importante trazer que existe uma cultura nas empresas de contabilidade de despriorizar o departamento contábil, devido aos prazos do fiscal e pessoal.
Sendo assim, é comum que pilhas de documentos pendentes de escrituração se acumulem e encham salas do escritório.
Contudo, o problema acontece quando clientes precisam em caráter de urgência de algum relatório, como balancetes ou Balanço Patrimonial.
Perceba que a produção desses demonstrativos demanda um trabalho bastante longo, o qual vai desde a organização dos documentos, a classificação e o lançamento do movimento da empresa, a conciliação, o fechamento do balanço e a elaboração de demonstrativos, por vezes também a emissão de livros, como o Livro Diário e o Livro Razão.
Então, pela quantidade de atividades, possivelmente você terá de enfrentar grandes problemas junto a seus clientes caso o setor contábil do seu escritório também não esteja em dia.
Quais os riscos que o seu escritório corre ao estar com a contabilidade atrasada?
Existem vários problemas com os quais você precisará lidar ao estar com a contabilidade atrasada.
Um dos primeiros impactos será na sua credibilidade.
Perceba que isso não será bem percebido pelo seu cliente, principalmente em situações nas quais haja dependência de alguma informação da sua contabilidade.
Ilustrando, ele poderá precisar de informações geradas pelo seu escritório para participar de licitações.
Outro exemplo que a gente precisa trazer está relacionado ao retrabalho proveniente da necessidade de retificar obrigações acessórias, como a Defis, Dirf etc.
Existem escritórios com contabilidade atrasada que realizam o envio do arquivo com informações incompletas para, posteriormente, realizar as retificações.
Além de gastar o tempo da sua equipe de maneira desnecessária, você ainda expõe o seu cliente a riscos de autuações.
Também, ao precisar, por exemplo, elaborar um balanço em um prazo muito curto, além de aumentar as chances de erros que podem comprometer a qualidade das informações geradas.
Ainda, seu escritório poderá ter de lidar com multas e juros, caso alguma obrigação não tenha sido cumprida, por conta do atraso na contabilidade.
Note também que, se o problema for ocasionado devido à sua contabilidade, você terá que fazer a reparação, inclusive isso pode ser requerido judicialmente.
A gente pode acrescentar que a produtividade da sua equipe poderá ser afetada, devido ao estresse gerado pelo contexto de grande quantidade de atividades.
Então, esse tipo de situação pode afetar a percepção que seus clientes possuem da sua empresa, comprometer o seu caixa e contribui também para estressar sua equipe, podendo ter impacto em sua produtividade.
Por que a contabilidade atrasada é o efeito e não a causa do seu problema?
O importante é que você entenda o que, de fato, está proporcionando atrasos em seu escritório.
Existem vários fatores os quais podem fazer com que isso ocorra. Conhecê-los permite que você adote estratégias as quais realmente possam corrigir a situação.
Perceba que de nada ou muito pouco vai adiantar que você reorganize sua equipe se a origem da situação está no envio dos documentos, por parte dos seus clientes, ou mesmo se a demanda de atividades é alta, tendo como base o número de pessoas que compõem o seu time.
É necessário fazer uma análise sincera, para que você possa não apenas remediar, mas corrigir a situação e evitar que ela aconteça em momentos posteriores.
Nesse sentido, a fim de resolver de vez os problemas decorrentes de uma contabilidade atrasada, você precisa refletir sobre sua interação junto a clientes, como seus processos internos estão estruturados, quais tecnologias você utiliza e também a participação dos seus colaboradores nesse contexto.
Por vezes, contar com a ajuda de alguém de fora do seu escritório permite que você possa entender a situação com mais clareza.
No link abaixo, você poderá falar com quem também já teve de lidar com contabilidade atrasada em um escritório de contabilidade e conseguiu normalizar a situação por meio de estratégias que, de fato, funcionaram:
Lembrando que, geralmente, uma contabilidade atrasada acontece em escritórios sem ou com pouca automação e existe quase sempre nas empresas que têm muita dependência de seus clientes, ou seja, em um contexto no qual se manda documento, mas não manda extratos, por exemplo.
O que fazer para lidar com a contabilidade atrasada em seu escritório?
As estratégias que serão usadas para normalizar a situação do seu escritório dependerão bastante da origem dos problemas, porém algumas medidas costumam servir para a maioria das situações.
Uma dica importante é se posicionar de maneira firme em relação aos seus clientes.
Você precisa fazê-los entender a relevância de cumprir com seus deveres, principalmente no que se refere ao envio de informações ao seu escritório, tendo em vista que elas são os insumos usados em seu trabalho.
É essencial fazer o levantamento de tudo que está pendente no seu escritório. Contar com uma planilha ou software de gestão de tarefas ajudará você nessa tarefa.
Posteriormente, você precisará definir como as atividades serão feitas.
Em determinados contextos, reservar um tempo da sua equipe para fazer as atividades pendentes costuma ajudar bastante.
Mas, em alguns casos, pode ser mais eficiente separar um dia ou dias na semana para focar na realização dessas atividades.
Um ponto você precisa considerar: não deixe que novas atividades venham a atrasar!
Isso é essencial. Caso você não se atente a esse aspecto, o problema não será resolvido da forma adequada.
É preciso ter uma organização a qual garanta que todas as novas atividades da sua contabilidade sejam cumpridas com eficiência.
Isso permitirá que você esteja, de fato, em dia com suas obrigações.
Ponto importante que você precisa, de igual modo, considerar é a necessidade de contar com tecnologias.
Há vários recursos diferentes, os quais contribuem tanto para que as atividades do seu escritório permaneçam em dia quanto para lidar com atividades atrasadas.
Em tópico específico, vamos conversar sobre ele, mas antes precisamos que você conheça mais sobre os riscos envolvidos em continuar produzindo uma contabilidade artesanal em seu escritório.
Alguns cenários demandam que se faça contratações, o que pode fazer com que o contador acabe tendo mais problemas, visto que não é tão fácil encontrar no mercado profissionais que tenham experiência nessa área.
Continue com a gente até o fim, contador, que você vai entender como lidar com a contabilidade atrasada do seu escritório sem a necessidade de contratar sequer um colaborador.
Por que você precisa ficar longe da “contabilidade artesanal”?
A gente pode entender como “contabilidade artesanal” sendo aquela feita manualmente, a qual é, na maioria das vezes, lenta e a que mais contribui para o surgimento de atrasos em suas entregas.
Se você pensar bem, a contabilidade produzida artesanalmente pode ser a principal origem da sua contabilidade atrasada.
Na maior parte das situações, acontece da seguinte forma:
Seu escritório recebe em dia específico a documentação do seu cliente quase sempre intempestivamente.
Apesar de se contar com prazos especificados no contrato para a entrega, ela costuma não ser enviada ou mesmo isso acontecer de forma incompleta, ou mesmo ser deixada em seu escritório próxio ao vencimento de alguma necessidade do seu cliente, como, por exemplo, a data final para apresentação de documentos para participar de licitação.
Isso faz com que a sua equipe tenha de trabalhar sob pressão para fechar os relatórios antes desse prazo, com o objetivo de evitar que seu cliente perca essa oportunidade.
Ainda, existem circunstâncias nas quais as informações enviadas são incompletas, o que contribui ainda mais para dificultar a fluidez dos seus processos.
Na contabilidade artesanal, todos os lançamentos são feitos manualmente no ERP contábil. Isso vale para escrituração das notas fiscais, classificação da movimentação contábil, conciliação das diferentes contas.
Esse contexto contribui para o aumento na possibilidade de erros, comprometendo a qualidade da informação gerada.
A “contabilidade artesanal” está ficando para trás: você quer esse mesmo destino para o seu escritório?
Na contabilidade produzida artesanalmente, seu escritório fica dependente dos seus clientes, o que contribui para comprometer a fluidez dos seus processos.
Aqui, é importante trazer que a dependência que o contador tem trabalhando de maneira artesanal é origem da contabilidade atrasada.
Quase sempre ela existe, pois a forma de produzir contabilidade é a base de muita digitação, de muito retrabalho.
Em uma realidade como a atual, vivenciada por escritórios contábeis, na qual é preciso lidar com obrigações como o Sped, NF-e, por exemplo, continuar com uma contabilidade artesanal é um grande risco. Isso pode impactar não apenas uma contabilidade atrasada, mas também comprometer a entrega das obrigações acessórias.
Quais os recursos existentes para lidar com a contabilidade atrasada?
Uma vantagem é que, quando se trata de tecnologias para lidar com atrasos em um escritório, os contadores estão muito bem servidos.
Por exemplo, existem sistemas os quais possibilitam que os impostos apurados pelo seu departamento fiscal sejam importados para o setor contábil, tornando desnecessária a digitação manual desses documentos.
Também temos alguns gestores de tarefas os quais possibilitam que você divida suas rotinas em tarefas e as delegue a seus colaboradores.
Isso possibilita que eles saibam quais as suas responsabilidades de forma clara e ainda contribui para que você possa acompanhar de perto a conclusão de cada tarefa.
Outra grande vantagem que a tecnologia oferece a escritórios contábeis está ligada à possibilidade de fazer cada vez menos lançamentos manuais.
Então, a gente pode perceber que o dia a dia de um escritório contábil pode estar cada vez mais distante de práticas operacionais, as quais estão sendo delegadas à tecnologia.
Um exemplo disso são os programas que possibilitam a automação dos processos.
O que é a automação contábil?
Embora seja um termo parecido com automatização, é necessário saber que a automação contábil é algo bastante diferente.
Isso porque na automatização, apesar de ser possível fazer com que o próprio sistema realize um trabalho por conta própria, ele não irá analisar o que foi feito. Além disso, depende de que alguém possa monitorar com frequência a forma com que as atividades estão sendo realizadas.
Já a automação contábil é muito mais independente e, por conta disso, tende a proporcionar muito mais benefícios ao escritório.
Nela, muitos dos registros contábeis são feitos eletronicamente e será necessário que atividades sejam monitoradas, todavia a automação é capaz de analisar o que está sendo realizado e também decidir sobre o que e como será feito.
E, contador, você sabia que já existem soluções no mercado baseadas em automação contábil para ajudar nas suas rotinas?
Logo conversaremos sobre isso, mas antes precisamos fazer com que você entenda por que é necessário levar essa tecnologia ao seu escritório.
Por que você precisa contar com ela para lidar com a contabilidade atrasada?
Uma das dificuldades existentes em muitos escritórios está em lidar com a digitação, ou seja, atividades manuais.
Embora elas sejam essenciais à informação contábil, tendo em vista que é a partir delas que os relatórios serão elaborados e informações geradas, como, por exemplo, Balanço Patrimonial, cálculo de impostos e folha de pagamento etc., elas consistem, por vezes, em um trabalho repetitivo e numeroso.
Boa parte do tempo dos seus colaboradores é dedicada às etapas de escrituração, ao lançamento de documentos fiscais e às conciliações, concorda?
Nesse viés, contar com uma automação contábil permite que você tenha muito mais tempo livre, já que, por exemplo, o trabalho de toda uma semana poderá ser realizado em apenas alguns minutos, inclusive em horário fora do expediente do seu escritório.
Uma automação contábil vai ajudar você a ter mais tempo não apenas para lidar com a contabilidade atrasada em seu escritório, mas otimizar suas rotinas e fazer com que você tenha mais tempo para focar em atividades analíticas.
O que é o Mister Contador como ele funciona?
É impossível falar em sistema de automação contábil sem a gente pensar no Mister Contador.
Trata-se de um sistema desenvolvido por quem entende as necessidades reais, de quem atua diretamente no departamento contábil, principalmente ao lidar com a contabilidade atrasada.
Com o input de apenas 03 elementos (.xml, extratos bancários em pdf e os comprovantes de pagamentos) na plataforma do Mister, em poucos segundos você terá a sua disposição todos os lançamentos contábeis elaborados automaticamente.
Sem digitação, sem papéis e sem retrabalho.
Isso porque os algoritimos do Mister Contador, dispõe de muita inteligência contábil.
Vale lembrar ainda que o Mister Contador é atemporal, significa dizer que não importa de qual competência você estaria fazendo os inputs de dados, proporcionando assim que a contabilidade atrasada em seu departamento contábil esteja definitivamente com os dias contados.
Por fim, essa solução foi desenvolvida para você contador, produzir registros contábeis automaticamente na elaboração dos balancetes dos seus clientes que não utilizam qualquer ferramenta de gestão financeira.
O Mister Contador foi criado para que o seu departamento contábil tenha fluidez em suas rotinas e sem ter que lidar com contabilidade atrasada, ou seja, para que uma contabilidade em dia não exista apenas nos seus sonhos!
Sendo assim, o Mister Contador não é um ERP Contábil, ou seja, ele não veio para competir com a tecnologia que você usa em seu escritório.
Ele também não é um conversor de dados, haja vista que programas desse tipo extraem informações do software gerencial usado por seus clientes, fazem o tratamento desses dados e, posteriormente, importam para o sistema do seu escritório.
O Mister Contador também não veio para substituir você, contador, pois essa é uma tarefa bastante difícil, considerando a importância e a complexidade da sua atividade para empresas e sociedade.
Na verdade, ele atua tomando para si apenas algumas de suas atividades, com o objetivo de facilitar o seu trabalho, e contribui para que você otimize as rotinas do seu escritório.
Ele vem como uma solução para manter você distante da digitação e práticas manuais, o que, por sua vez, faz com que você e sua equipe tenham mais tempo disponível a ser dedicado à análise das informações geradas. Ainda, com o Mr. Contador, você pode se dedicar à busca de alternativas as quais possibilitem agregar valor às suas entregas.
Como ele ajuda a lidar com a contabilidade atrasada em seu escritório?
Depois do exposto, fica fácil perceber como o Mister Contador ajuda seu escritório a lidar com a contabilidade atrasada, não é mesmo?
Com a ajuda dele, você consegue adiantar o trabalho de vários meses ou anos em apenas alguns minutos.
A parte manual, ou seja, operacional pode ser feita com rapidez. Além disso, após devidamente parametrizado, ele ajuda a reduzir as possibilidades de erros e retrabalho.
Com o auxílio dele, você consegue evitar que sua equipe seja sobrecarregada, enfrentar as tarefas atrasadas e evitar que novas acabem surgindo.
O melhor é que você não precisará contratar novos colaboradores para lidar com a demanda do seu escritório.
Quais as possibilidades que o Mister Contador ajudará você a ter?
Aspecto importante que deve ser ressaltado é que, com mais tempo livre, fica mais fácil agregar valor às suas entregas, ao fazê-las com antecedência.
Por meio do Mister Contador, você consegue ter mais tempo para buscar soluções que permitam a seus clientes uma melhor gestão de suas empresas, ou seja, possibilita que, por exemplo, você possa estruturar serviços de consultoria, perícia, planejamento tributário, dentre outros.
Também auxilia você a ter mais tempo para se dedicar a ter um acompanhamento mais próximo das empresas que estão sob a sua responsabilidade, o que facilita bastante entender o que eles, de fato, precisam e esperam do seu escritório.
Perceba que, por vezes, seu cliente não está preocupado em entender um índice de endividamento e liquidez, mas precisa do seu apoio para saber como precificar da forma correta ou ter uma melhor gestão do caixa da empresa.
Diante disso, é uma ferramenta que vai contribuir para o sucesso da sua contabilidade.
Mister Contador: a solução de que a sua contabilidade precisa para estar em dia!
A gente pode perceber, em nossa conversa, que, apesar de a contabilidade atrasada ser um problema comum em muitos escritórios, é primordial que você busque com o máximo de urgência normalizar sua situação. Caso contrário, poderá ter sérios problemas, os quais podem, inclusive, comprometer a continuidade do seu negócio.
Dessa forma, o Mister Contador vem como uma solução eficiente para ajudar você a lidar com a contabilidade atrasada, ao passo que ajuda a eliminar em até 98% a digitação.
Lembrando que ele pode, inclusive, ser usado para adiantar a contabilidade atrasada de microempresas, tendo em vista que muitos desses negócios não contam com sistema de automação gerencial.
Ainda, é preciso trazer que, cada vez mais, seu escritório fica exposto aos riscos que trouxemos em nossa conversa, ao estar com esse problema.
Você vai querer mesmo deixar para depois a decisão de transformar suas rotinas?
Isso posto, o que você acha de a gente conversar e procurar entender, tendo como base as particularidades do seu escritório, como o Mister Contador vai ajudar suas rotinas a terem mais praticidade?
Clique no botão abaixo, converse com a gente e conheça os benefícios de contar com o nosso suporte!
Preciso otimizar as rotinas da minha contabilidade!
