Manter a contabilidade em dia no seu escritório contábil não precisa mais ser um sonho!
Saiba o que fazer para estar com a contabilidade em dia em seu escritório!
Estar com a contabilidade em dia é o desejo de muitos contadores, e a boa notícia é que isso já não precisa ser apenas mais um sonho, contador.
No artigo que preparamos, vamos explicar a você o motivo e como automatizar seus processos contribui para que você possa colocar todas as tarefas de seu escritório atualizadas.
Além de ser algo plenamente possível, estar com a contabilidade em dia demanda apenas que você faça as escolhas certas e as decisões adequadas.
Em nosso material, você conhecerá em detalhes o que isso significa e quais atitudes devem ser tomadas para que você tenha mais tranquilidade e possa ficar cada vez mais longe de estresses desnecessários e possa elevar a excelência em suas entregas.
Você irá se surpreender com as facilidades já existentes no mercado, as quais vão ajudar a ter mais eficiência em suas rotinas.
E então, preparado para revolucionar a maneira como a contabilidade é feita em seu escritório?
Após ler o nosso material, suas rotinas serão as mesmas apenas se você quiser…
Quais os desafios de estar à frente de um escritório contábil?
Gerir um escritório contábil, de longe, não é uma tarefa fácil.
Isso porque demanda que se atente para várias questões, as quais irão ter impacto não apenas nos resultados da contabilidade, mas também em seus clientes.
Primeiramente, a gente pode trazer que, como uma das tarefas ligadas ao seu negócio está em auxiliar seus clientes a estarem em dia com a legislação, é necessário ressaltar que ela costuma, por vezes, mudar com frequência, principalmente quando se trata dos normativos tributários.
Nesse contexto, é preciso que os profissionais estejam atentos a esses cenários, principalmente quando isso tem impacto no seus contratantes, por exemplo, na maneira como os tributos são calculados.
Ainda, como se trata de uma atividade bastante específica, encontrar – e reter – profissionais que possam dar apoio na demanda é outra tarefa desafiadora, principalmente quando a gente percebe que a rotatividade de colaboradores em um escritório contábil contribui para atrasar as tarefas e estressa toda a equipe a qual, por vezes, precisa lidar com as lacunas deixadas pelo profissional que se desligou.
Também temos a necessidade do gestor se preocupar com aspectos financeiros e gerenciais do escritório.
Perceba que, como em qualquer outra empresa, é necessário usar de forma eficiente os recursos e garantir que eles entrem em volume suficiente para garantir as operações da contabilidade.
Além disso, precisamos trazer que, como em qualquer outra empresa, seu escritório precisa cumprir com a legislação trabalhista, previdenciária e tributária e você precisa buscar maneiras eficientes de atender a essa demanda.
Nesse contexto, a forma como suas rotinas são desenvolvidas têm impacto direto sobre esse cenário.
Vamos conversar sobre esse assunto em nosso próximo tópico, mas, antes, aproveite para conhecer alguns artigos os quais vão ajudar você a encontrar soluções para otimizar o dia a dia da sua contabilidade:
- Automatizar lançamentos contábeis: entenda por que você precisa disso em seu escritório
- Digitação, papelada… mantenha esses problemas afastados da sua contabilidade!
- Contabilidade automática: por que você precisa investir nessa ideia
Por que é importante dar atenção especial às rotinas da sua contabilidade?
Em tal cenário, a maneira como acontecem os processos em seu escritório irá impactar diretamente com a forma como você lida com essas questões.
Perceba que elas terão impacto direto na sua produtividade, como suas entregas serão feitas, tempo que os seus colaboradores terão para se manterem atualizados, dentre outros.
É a partir de como as rotinas do seu escritório acontecem que você também poderá estar com a contabilidade em dia.
Perceba que a utilização do seu tempo de trabalho de maneira eficiente é essencial para ter bons resultados.
Quais as origens dos atrasos em escritórios contábeis?
Quando falamos em rotinas e processos de um escritório contábil, é preciso que a gente também traga a questão dos atrasos, tão comuns em empresas desse segmento e que podem ser considerados um verdadeiro “câncer” que ataca esse tipo de organização.
Isso porque, assim como essa doença, ela costuma começar de forma sorrateira, silenciosa, imperceptível, por vezes, e, quando você se dá conta, precisa lidar com uma série de lançamentos pendentes, relatórios por fechar, enfim, uma infinidade de tarefas por fazer, as quais tiram sua tranquilidade, como gestor, e podem comprometer a motivação de seus colaboradores.
Ainda, isso costuma ter impacto bastante negativo em seus clientes, principalmente quando precisam participar de licitações ou apresentar a documentação em uma instituição para, por exemplo, obter financiamentos e não conseguem, pois você não conta com a contabilidade em dia.
Então, problemas em suas entregas podem repercutir em várias áreas diferentes.
Como lidar da maneira com atrasos para contar com uma contabilidade em dia?
Existem dois aspectos os quais vão ajudar você a enfrentar o problema de frente e fazer com que você possa ter uma contabilidade em dia.
O primeiro deles está relacionado a entender as origens de atrasos em suas entregas.
Na verdade, existe um perfil que se repete em escritórios em todo o Brasil.
Primeiramente temos a figura do contador acomodado, o qual possui medo da mudança e que desconhece os benefícios que a tecnologia proporciona em suas rotinas.
Sendo assim, o profissional acaba ficando preso a uma contabilidade que pode ser entendida como “artesanal”, com lançamentos manuais, marcada pela lentidão e que tem cada vez menos espaços no dia a dia daqueles que se preocupam com seus resultados e desejam performar.
O problema de uma contabilidade atrasada é muito comum a escritórios que possuem grande dependência de seus clientes.
Ao dependerem deles quanto ao recebimento de informações, acabam, por vezes, tendo seus processos travados.
Envio de malotes com documentos incompletos, demora no envio de informações necessárias à escrituração são apenas alguns dos exemplos que contribuem para dificultar o seu dia a dia…
Perfil que se repete: ela existe na imensa maioria primeiramente no escritório contábil com pouca automação; contadores que entendem que isso não é importante fazem da forma que sempre fizeram.
Para que você tenha uma contabilidade em dia, seu escritório precisa se distanciar de atividades manuais!
Nesse contexto, apego demasiado a atividades manuais, como lançamentos, além de aumentar seus custos, já que é necessário direcionar colaboradores para a realização das tarefas, em alguns casos até mesmo contratá-los especificamente para isso, contribui para aumento nas possibilidade de erro humano e deixa sua empresa ainda mais exposta a riscos trabalhistas.
Ainda, como o departamento contábil não precisa lidar tanto com prazos como acontece com o setor fiscal e departamento pessoal, os quais possuem datas específicas ao longo do mês para apresentar guias de impostos, folha de pagamento e transmitir declarações, as atividades desenvolvidas pelo setor contábil acabam não sendo vistas com tanta prioridade como os demais, o que contribui para aumento nas atividades por fazer.
Ou seja, apesar do volume de informações com as quais ele precisa lidar, por vezes as atividades desenvolvidas no departamento contábil não são vistas como urgentes, o que por no fim acaba gerando uma série de retrabalho, como, por exemplo, retificação de Dirf, Defis e até mesmo IRPF.
Por que é necessário que o contador se aproprie da sua realidade?
Outro ponto importante, para o qual você, de igual modo, precisa se atentar, está na apropriação da sua realidade, entender o que, de fato, não está correto, desejar e tomar atitudes para modificá-la.
Isso demanda compreender que, apesar de ser algo comum em muitos escritórios, uma contabilidade atrasada NÃO não é algo normal!
Conviver nesse caos, em meio a documentos pendentes de lançamento, contas que precisam ser conciliadas e balanços de anos anteriores ainda não fechados, não deve, em hipótese alguma, ser considerado normal por você.
É necessário reconhecer essa situação em sua empresa, entender se o seu escritório está sendo vítima desse problemas e também suas origens.
Mas essa é apenas uma das etapas.
Se você não quiser ter problemas junto ao seu cliente, os quais podem impactar em seu caixa, ou mesmo comprometer a sua continuidade no mercado, é necessário buscar formas as quais contribuam para mudar essa situação.
A vantagem é que já existem muitos recursos que podem ajudar você nessa tarefa.
Sobre isso a gente vai conversar no próximo tópico.
Como a tecnologia e a automação contábil ajudam a colocar a contabilidade em dia em um escritório?
Atualmente, existe uma série de softwares e ferramentas, as quais podem ajudar você a lidar com maestria com atrasos em sua contabilidade e contribuem para que o sonho da sua contabilidade em dia se torne real.
Dentre eles temos a automação contábil, que consiste em uma ferramenta que ajuda você a ficar distante de lançamentos manuais, ou seja, exterminar a digitação em seu escritório, contribui para que você não precise lidar com papéis, contribui para evitar erros e a dependência de seus clientes para que seu trabalho possa fluir.
O que fazer para lidar com atrasos na escrituração contábil do seu escritório?
Em tal contexto, caso você esteja à frente de uma contabilidade em dia, a automação contábil poderá ser usada para que você possa agilizar suas rotinas e otimizar a maneira como realiza suas entregas.
Todavia, caso já esteja lidando com o acúmulo de tarefas em seu escritório, é importante que você busque estratégias para que a situação seja resolvida.
Inicialmente você precisa fazer um levantamento de tudo que está por fazer em seu escritório.
Essa atividade pode ser feita com a ajuda de uma planilha ou mesmo um software de controle de tarefas.
Agora que você já sabe o que precisa ser feito, é necessário entender como o problema será solucionado.
Nesse cenário, uma alternativa que pode ser adotada é reservar um tempo do seu time para lidar com as atividades que estão pendentes, ou mesmo direcionar dias específicos nos quais sua equipe irá lidar apenas com as atividades que estão em atraso.
Esse ponto demanda que você tenha muito cuidado, isso porque você não pode deixar que novas tarefas venham atrasar, caso contrário sua estratégia será comprometida.
Nesse sentido, contar com a automação contábil é uma alternativa inteligente para lidar com esse problema em seu escritório.
Como ela ajuda a lidar com a contabilidade atrasada?
Até aqui, já deu para entender que a automação contábil é uma alternativa inteligente para que você possa proporcionar mais celeridade à execução de suas tarefas.
Isso porque ela ajudará você a levar para o seu sistema os dados com mais rapidez, e da maneira certa.
Por meio da automação contábil, é possível lidar com atrasos sem que você deixe de lado as novas demandas que surgem no seu dia a dia.
É uma solução prática, a qual vai ajudar você a ter mais agilidade em seus processos.
A automação contábil é o mesmo que um conversor de dados?
Um aspecto importante que você precisa entender é que a automação contábil não é um conversor de dados.
Na automação, o sistema fará todo o lançamento para você, de forma automatizada. Ele, por si, irá tratar as informações e realizar o lançamento para o seu escritório, de acordo com a maneira como foi parametrizado.
Já no conversor de dados, você terá que tratar essas informações para que possa importá-las ao sistema usado na sua contabilidade, demandando, por vezes, conhecimento especializado quanto ao uso de planilhas, por exemplo.
A fim de que você entenda melhor a diferença, é necessário que a gente saiba como um sistema funcional.
A gente pode entender, de maneira simplificada, um software sendo formado por uma “estrutura fixa”, na qual iremos incluir determinadas informações, e o “banco de dados”, onde elas serão salvas.
São ferramentas que vão auxiliar seu escritório a ser mais eficiente, todavia a automação contábil permite que tudo possa ser feito com mais praticidade.
Por exemplo, em um programa de computador, na janela de cadastro de fornecedores, usado por seu cliente, temos o campo direcionado ao “CNPJ”, “Razão Social” e “Endereço”, nesta sequência.
Quando esses dados são registrados no software, as informações são guardadas em um local específico: o banco de dados.
Digamos que o da sua contabilidade precise registrar as mesmas informações para, por exemplo, cumprir com a geração do arquivo que será necessário gerar para enviar o SPED Fiscal.
Todavia, no sistema usado pelo seu escritório, essas informações estão na sequência “Razão Social”, “CNPJ”, “Endereço”.
Você precisará cadastrar não apenas 1, mas cerca de 10.000 fornecedores.
Apesar dos registros que trouxemos em nosso exemplo serem simples, eles serão bastante trabalhosos.
Nesse viés, com a ajuda do conversor de dados, você irá exportar do sistema do seu cliente um arquivo .txt, geralmente gerado no Bloco de Notas, para quem usa o Windows, e ele deverá ser tratado com ajuda de um editor de planilhas, para que, nos 10.000 registros, as informações ligadas à razão social passem a vir antes do CNPJ e você possa importar no seu sistemas nos campos apropriados.
Esse é um exemplo bem simples, o qual ajudará você a entender o que é um conversor de dados.
Apesar de ele ser bastante útil, demanda conhecimento de algum editor de planilhas, por vezes fórmulas e outros detalhes mais específicos da área de programação.
Mister Contador: automação contábil simples, prática e que vai ajudar as rotinas do seu escritório a serem muito mais ágeis
Na automação contábil, o processo é totalmente diferente.
Isso porque você precisará apenas fazer a configuração inicial do sistema, geralmente indicando quais as contas que irão receber os lançamentos.
A partir daí todo o processo é feito pelo próprio software.
Feito isso, a preocupação da sua equipe será com a conferência das informações para garantir que tudo está de acordo com as regras contábeis e procurar identificar possíveis inconformidades.
Sendo assim, os benefícios disponibilizados pela automação contábil excedem, em muito, aqueles oferecidos por um conversor de dados.
O que é o Mister Contador?
Nesse cenário, quando a gente pensa em uma automação contábil focada em fornecer soluções para ajudar seu escritório a estar em dia, o primeiro nome que vem em mente é o Mister Contador.
Trata-se de uma ferramenta que foi produzida por quem conhece as rotinas de uma contabilidade e também já precisou buscar soluções para estar com a contabilidade em dia.
Consiste em uma ferramenta que vai ajudar você a exterminar de vez a digitação em seu escritório, já que ele pode dar o apoio de que você precisa para lidar com até 98% das atividades manuais relativas ao lançamento em sua contabilidade.
Ele foi projetado para, com a ajuda da inteligência artificial, identificar, até mesmo antes de o lançamento ser feito, a existência de erros e inconsistências as quais possam comprometer a informação contábil gerada em seu escritório.
Perceba que não se trata de um ERP contábil, ele não vai ajudar você a apurar impostos, a folha de pagamento de seus clientes ou mesmo tem como propósito substituir o seu trabalho.
Ele faz lançamentos contábeis, de forma inteligente e automática.
E o mais interessante é que ele é atemporal e pode produzir lançamentos contábeis de competência retroativa… Em poucos minutos.
No Mister Contador, você consegue gerar os lançamentos contábeis do seus clientes, primeiramente, configurando a ferramenta de maneira adequada, posteriormente importando extratos bancários, notas fiscais eletrônicas, por exemplo.
Tudo muito simples, prático e rápido!
É a solução de que você precisa para estar com a contabilidade em dia de todas as empresas que estão sob sua responsabilidade!
Quais as suas vantagens e por que contar com ele em sua contabilidade?
Em tal cenário, uma das maiores vantagens do Mister Contador é a independência que você terá do seu cliente.
Note que, com a ajuda dele, você não precisará esperar a informação contábil chegar ao seu escritório para que você possa trabalhar, ela será buscada em sua origem.
Além de possibilitar redução de erros, contribui para que você esteja com a contabilidade em dia com mais praticidade.
Perceba que você poderá usar o Mister Contador até mesmo com clientes que não possuem um ERP!
Com a ajuda do Mister Contador, você poderá ter mais tempo para dar aos seus clientes a atenção que eles precisam para melhorarem seus resultados.
Essa ferramenta dará o apoio de que você precisa para evitar o retrabalho em seu escritório e passar a contar com uma contabilidade em dia.
Perceba que, sem retrabalho, você consegue ter mais proximidade à realidade do seu cliente, e isso permite entregar valor.
É fato que nem sempre o seu contratante deseja falar sobre balancete, mas é comum se interessar em entender o fluxo de caixa e como melhorar o uso de suas finanças.
Quando o contador consegue ficar em um universo mais próximo da realidade do cliente, fica mais fácil entender no que pode ajudar para melhorar os resultados das empresas as quais está cuidado e, consequentemente, entregar mais valor.
Além disso, contar com uma contabilidade em dia permite que você tenha mais tranquilidade, em saber que o seu escritório está em ordem e livre do caos.
Isso posto, clique no botão abaixo e conheça mais sobre a ferramenta que irá ajudar você a causar uma verdadeira revolução em seu escritório:
Mister Contador: a ferramenta de que o seu escritório precisa para estar com a contabilidade em dia!
A gente pôde observar que contar com uma contabilidade em dia é perfeitamente possível a qualquer escritório contábil, e que isso tem impacto positivo no cotidiano do contador, equipe e também dos clientes do escritório.
Nesse cenário, contar com a ajuda de uma automação contábil é uma estratégia inteligente, a qual ajudará a lidar com a situação com mais inteligência e agilidade.
Dito isso, cabe trazer que o Mister Contador é a ferramenta de que você precisa para lidar com uma contabilidade atrasada.
Com a ajuda dele, você tem o suporte de que precisa para ter o controle que você tanto precisa sobre as rotinas de seu escritório.
Deseja mais informações sobre as vantagens de contar com essa estratégia?
Clique no botão abaixo, converse com a gente!
Preciso colocar as atividades da minha contabilidade em dia!
