Entenda o que é e por que seu escritório precisa contar com a automação contábil para agilizar suas rotinas
Saiba o que é e por que o seu escritório está ficando para trás ao não contar com uma ferramenta de automação contábil em seu dia a dia
Contador, investir em automação contábil em seu escritório é uma decisão inteligente, a qual vai ajudar você e seu cliente a terem muitos benefícios.
Mas a gente sabe que, para muitos profissionais da área, essa parece uma opção distante da prática e que não pode ser aplicada em sua realidade.
Sabendo disso, o artigo que preparamos tem justamente o objetivo de ajudar você a entender que a automação contábil é uma estratégia que pode – e deve – ser incorporada ao seu escritório, devido aos benefícios que você poderá usufruir por meio dela.
Dito isso, fique com a gente até o final do nosso material e entenda por que você precisa contar com ela em seu dia a dia e qual opção vai ajudar você a otimizar suas rotinas e levar sua contabilidade ao próximo nível.
Por que os contadores precisam se atentar para as novas tecnologias?
Contador, você já parou para pensar quantas mudanças já ocorreram na área contábil somente nos últimos anos?
Apenas para ilustrar, tivemos o projeto Sped, nele ganha destaque a Nota Fiscal eletrônica (NF-e), certificação digital.
Na pandemia, tivemos o uso mais expressivo de programas de videoconferência para realizar reuniões, como o Google Meet, Zoom.
Em tal contexto, órgãos públicos passaram a adotar procedimentos os quais possibilitam o registro de empresas inteiramente pela internet, por exemplo.
Nesse cenário, os avanços tecnológicos são uma realidade em nossa sociedade, quer você queira ou não.
Dar atenção a essas mudanças é importante para que você possa se adaptar com mais rapidez.
Mas não é apenas isso, conhecer as diferentes tecnologias permite que você possa utilizá-las em prol do desenvolvimento do seu escritório e aumentar ainda mais a excelência das entregas feitas.
Contar com inovações ajuda você a lidar com problemas com os quais seu escritório esteja passando nesse momento, como o retrabalho e atividades manuais.
Sobre esse tema, a gente vai conversar no próximo tópico, mas antes aproveite para conhecer alguns artigos que vão ajudar você a otimizar suas rotinas:
- Lançamentos contábeis: entenda como realizá-los com eficiência em sua contabilidade
- Produtividade em escritórios contábeis: entenda por que a senha bancária é importante
- Automatizar lançamentos contábeis: entenda por que você precisa disso em seu escritório
Por que o retrabalho e atividade manuais são alguns dos principais problemas com o qual afeta uma contabilidade?
Apesar da variedade de ferramentas existentes, é comum que contabilidades adotem práticas manuais em suas rotinas.
Seja para realizar lançamentos de documentos fiscais, conciliação bancária, classificação da movimentação de uma empresa, enfim, boa parte dos escritórios ainda fazem isso manualmente, documento por documento.
Nesse viés, você fica mais exposto ao erro humano, o que pode comprometer a sua operação, fazendo surgir o retrabalho e contribuindo para uso ineficiente de recursos em seu escritório, além de comprometer a qualidade da informação gerada.
Hoje em dia, existe um número bastante variado de alternativas as quais podem ajudar você a ficar distante desse tipo de contexto, a automação contábil é uma delas, sobre a qual vamos conversar ao longo do nosso trabalho, mas, antes, a fim de que você tenha mais clareza sobre o assunto, vamos entender o que não é a automação contábil em uma contabilidade.
Quais problemas uma contabilidade manual e que não usa a tecnologia pode ter de enfrentar?
Embora seja uma prática comum em muitos escritórios, contadores e gestores ainda não se deram conta dos riscos que a contabilidade manual e que não conta com a tecnologia em seu dia a dia podem proporcionar às suas rotinas.
Apesar de que, ao longo dos anos, essa prática tenha sido importante para que a contabilidade possa ter ocorrido, ela se manter nos dias atuais já não é algo justificável, principalmente por conta dos recursos disponíveis no mercado.
Profissionais que não buscam inovar e adaptar seus processos costumam viver em uma realidade de muita papelada, dependência do cliente. Geralmente, vivem em um contexto no qual não dão conta das demandas, convivem com o retrabalho.
Um contabilidade percebida como “artesanal” pode ser um empecilho para a expansão do escritório ou mesmo para que o contador possa agregar valor às suas entregas, ao levar soluções para seus clientes, tendo em vista que, na maior parte do tempo, ele acaba lidando com atividades operacionais, realizando lançamentos, por exemplo, ou procurando corrigir inconformidades em seus registros.
Por que processo manuais são cada vez mais desnecessários?
Nesse cenário, cabe trazer que o contador é muito bem servido de tecnologias as quais auxiliar escritórios a otimizarem seus processos e, inclusive, muitos já estão performando ao contarem com esses recursos.
Por exemplo, hoje em dia já existem programas que permitem que os dados gerados em um módulo sejam aproveitados em outros, como, por exemplo, uma folha que, ao ser calculada, pode ser exportada para o contábil.
Também temos sistemas que permitem realizar a conciliação bancárias de forma automatizada, os quais permitem ao profissional buscar apenas os lançamentos que não foram cruzados com o extrato bancário.
Inclui-se aqui que temos os conversores de dados, os quais ajudam o escritório a evitar a digitação de lançamentos, ao possibilitarem o tratamento de informações presentes no ERP do cliente para a importação no ERP utilizado no escritório.
Automação contábil: uma análise do artigo “”Tecnologias aplicada à contabilidade: estudo de caso em uma organização contábil”
Nesse cenário, como a gente já está analisando as tecnologias que uma contabilidade pode contar em seu dia a dia, vamos analisar uma pesquisa desenvolvida por Daniela Bicca, Neusa Teresinha Ballardin Monser, intitulado “Tecnologias aplicadas à contabilidade: estudo de caso em uma organização contábil”, o qual buscou analisar o uso de tecnologias em um escritório contábil.
Empresa estudada
O estudo analisou uma empresa sediada na cidade de Porto Alegre – RS.
Buscou analisar um escritório contábil presente no mercado há cerca de 25 anos.
De acordo com o trabalho, a empresa analisada presta serviços na área contábil, fiscal, societária e pessoal, além de manter parceria com escritórios que prestam serviços jurídicos e de consultoria.
Conforme o artigo, a empresa possuía os seguintes setores:
- Departamento contábil;
- Departamento fiscal;
- Departamento pessoal;
- Departamento societário;
- Departamento de gestão financeira (tanto interna, lidando com as informações do escritório, quanto externa, por meio da prestação de serviços de terceirização financeira);
- Departamento de Imposto de Renda;
- Lar Legal (que busca auxiliar clientes que possuem trabalhadores domésticos a lidarem com a burocracia);
- Certificação digital;
- Departamento de auditoria e perícia contábil;
- Departamento de tecnologia da informação.
Sendo assim, a gente pode observar que se trata de um escritório relativamente bem estruturado e departamentalizado.
Ele, de acordo com o estudo, utilizava um sistema o qual permitia desenvolver suas rotinas de maneira relativamente satisfatória, o qual disponibiliza os seguintes módulos:
- Contabilidade;
- Financeiro:
- Controle de tributos;
- Gerenciador de empresas;
- Fiscal;
- Protocolo;
- Controle patrimonial;
- Relatórios;
- Folha de pagamento;
- Patrimonial;
- Organizacional;
- Inventário.
Todavia, ao longo da análise, foram identificadas necessidades não atendidas, como veremos no próximo tópico.
Principais problemas encontrados
Embora a ferramenta utilizada no dia a dia da contabilidade estudada pelo artigo seja bastante completa, assemelhando-se a muitas existentes no mercado, foram identificadas lacunas as quais dificultavam, por vezes, a fluidez dos processos do escritório.
Um dos maiores problemas estava relacionado à automação dos processos contábeis, na qual, mesmo com a utilização de inúmeras ferramentas, os balancetes ainda eram produzidos artesanalmente, tanto é que as autoras dedicam todo um capítulo para tratar sobre o assunto.
No artigo, ficou explícito que os documentos contábeis eram recebidos fisicamente, separados por profissional sênior, gerando um grande desperdício de talento e depois repassados aos setores para que fossem lançados no módulo contábil.
A única exceção se dava para as notas que tinham algum tipo de retenção, as quais deveriam ser enviadas por e-mail ao escritório, antes dos outros, para fim de emissão da guia para recolhimento dos tributos.
Ele traz que uma das carências manifestadas pelo gestor do setor contábil seria o cálculo automatizado dos impostos de empresas optantes pelo Lucro Real, o qual também é feito de forma manual no departamento.
Nas conclusões trazidas pelo estudo, entendeu-se que um dos problemas encontrados foi a dependência de órgãos governamentais para que a contabilidade pudesse fazer seu trabalho; isso, inclusive, compromete o atendimento aos próprios prazos estabelecidos pelo governo.
Apesar de não utilizado pela empresa, o trabalho traz a conscientização de que já existem sistemas que possibilitam a automatização de processos e eliminação de trabalho manual em escritórios contábeis, permitindo mais agilidade, redução do retrabalho e maior segurança nas informações apresentadas aos clientes.
Traçando um paralelo com outras realidades
Nesse aspecto, fica fácil perceber que os problemas vivenciados pela contabilidade que foi analisada no artigo acima acontecem em muitos outros.
Lidar com a contabilidade atrasada tem se tornado um desafio cada vez mais comum, e você, que é gestor ou trabalha na área, bem sabe disso.
É necessário reforçar que, por vezes, o contador está tão absorvido em suas rotinas e com foco no problema que acaba por não enxergar a solução para normalizar suas rotinas, mesmo que esteja diante dos seus olhos.
Perceba que não basta apenas “saber que é possível resolver”, ao estar diante desse tipo de situação você precisa assumir uma postura pró-ativa e, de fato, implementar soluções as quais possibilitam lidar com o contexto da forma adequada. Contar com uma automação contábil ajudará você nessa tarefa.
O que é uma automação contábil?
Chegando até aqui, contador, já temos uma noção mais próxima da realidade enfrentada pela maioria dos escritórios contábeis, a qual, possivelmente, também deve ser conhecida por você.
A boa notícia que trazemos é que já existem recursos os quais permitam lidar com esse cenário de forma inteligente, de maneira a agilizar seus processos, otimizar o uso dos seus recursos e fazer com que você tenha mais tempo para se dedicar a atividades que possam agregar valor à suas entregas: a automação contábil.
Podemos entender por automação contábil como uma ferramenta que não apenas automatiza a realização de tarefas, mas também a execução de rotinas feitas pelo próprio programa, sem a interferência, ou mesmo com a mediação mínima do ser humano.
Em uma automação contábil, o próprio sistema busca os dados e faz os lançamentos, sem a necessidade de alguém para realizá-los pelo programa.
Ao contar com ela em seu escritório, é possível que sua equipe se dedique à análise das informações geradas, o que possibilita agregar valor às suas entregas, proporcionando a você mais tempo para fornecer a seus clientes soluções as quais contribuam para levar soluções ao seu dia a dia.
Contar com a automação contábil é uma solução inteligente, ajuda a evitar contabilidade atrasada, caso seu escritório já seja vítima desse problema, permite que você possa lidar com ele com mais tranquilidade, colocando suas rotinas em dia.
Seu cliente NÃO precisa de um ERP de gestão Financeira!
Atualmente, um dos problemas enfrentados por muitos contadores, principalmente aqueles que atendem empresas menores, consiste no fato de seus clientes não possuírem um sistema de gestão, ou seja, ERP financeiro.
Um dos benefícios que a automação do Dpto. Contábil, oferecida de forma exclusiva, pelo Mister Contador proporciona ao escritório é justamente o fato de que não é necessário que se tenha um sistema de gestão para que o programa busque a informação e realize os lançamentos.
Então, podemos entender que ela não é uma solução que veio para beneficiar apenas escritórios que possuem empresas grandes em sua carteira.
Muito pelo contrário, trata-se de uma tecnologia útil para potencializar a performance auxiliando contadores que atuam com empresas de diferentes portes, e atendem os clientes dos mais variados nichos de mercado, ou seja, desde empresas comerciais a indústria e prestadores de serviços.
Na verdade, contador, a automação contábil é o futuro da sua profissão, tendo em vista que, com a ajuda dela, você ficará cada vez mais distante de atividades manuais, podendo se dedicar à análise dos dados gerados pelo seu escritório, independentemente do porte da empresa que tenha contratado os seus serviços.
Quais as vantagens que o seu escritório terá ao contar com essa ferramenta?
São inúmeros os benefícios que você terá ao contar com essa estratégia.
Inicialmente precisamos trazer que você não precisará manter toda uma equipe apenas para digitar a movimentação de seus clientes.
A gente bem sabe que, em uma contabilidade, inserir os dados no sistema é uma das tarefas mais trabalhosas e que demanda bastante tempo.
Sendo assim, com a ajuda do Mister Contador, fica muito mais fácil conquistar novos clientes sem a necessidade de novas contratações.
Terá mais agilidade em suas rotinas, isso quer dizer que lidar com situações de contabilidade atrasada será algo cada vez mais distante da sua realidade.
A automação contábil ajuda você a ficar longe do retrabalho, o que, por vezes, dificulta muito a fluidez das rotinas em um escritório.
Ela também ajuda você a evitar que sua contabilidade jogue dinheiro fora ao desperdiçar o seu talento do seu time.
Você já percebeu quantos profissionais de alto nível você, por vezes, precisa direcionar para realizar atividades elementares, em muitos momentos manuais, sendo que poderiam estar se dedicando a outras que agregassem mais valor à sua prestação de serviço?
Ou seja, a automação contábil permite que você use seus recursos com mais eficiência.
A automação contábil é um facilitador para o progresso do seu empreendimento
Essa tecnologia ajudará você a levar seu negócio para o próximo nível, por meio da prestação de serviços que possam ajudar seus clientes a terem melhores resultados.
Isso porque ela ajuda você a ter mais tempo, por exemplo, para analisar as contas dos seus clientes e sugerir mudanças as quais permitam melhor uso dos recursos e redução de gastos.
Possibilita que você possa implementar em seu escritório serviços de consultoria, BPO Financeiro, ou seja, se tornar um contador mais focado na consultoria.
Ela contribui para que você possa transformar sua contabilidade em um verdadeiro hub de negócios, o que ajudará não apenas a levar alternativas para seus clientes, mas também proporcionará o crescimento da sua empresa, expansão da sua marca e facilitará conseguir um posicionamento ainda melhor no mercado, além de facilitar com que você possa ter ainda mais reconhecimento dos seus pares.
O que é o Mister Contador e como ele funciona?
Nesse contexto, quando a gente fala em automação de registro contábil, é preciso trazer o Mister Contador.
Trata-se de uma ferramenta que tem ajudado escritórios de diferentes partes do Brasil a terem mais eficiência no seu departamento contábil, eliminando retrabalho, digitação e exterminando definitivamente a contabilidade atrasada.
O Mister Contador é uma solução pensada por um contador que já viveu na pele os problemas existentes em um escritório contábil e que teve de lidar com atrasos e acúmulo de tarefas, decorrente da realidade da própria profissão.
Você mais do que ninguém sabe que o Estado exige cada vez mais das empresas e isso acaba, por tabela, repercutindo no dia a dia do seu escritório.
A ferramenta desenvolvida pelo Mister Contador foi pensada justamente em ajudar você a lidar com esse contexto com mais desenvoltura.
Solução para que seu escritório tenha mais tempo e praticidade no seu dia a dia!
O Mister Contador é a solução de que o seu escritório precisa para ser mais ágil e eficiente.
Trata-se de uma ferramenta que vai ajudar você a ser menos dependente dos seus clientes e eliminar de vez a digitação manual da sua realidade.
Consiste em uma ferramenta que busca as informações contábeis diretamente na base de dados do governo e da instituição financeira para gerar os lançamentos contábeis.
Isso é feito de forma automática, sem a necessidade de intervenção humana.
Ele está sendo desenvolvido para, no futuro muito próximo, fazer uma busca automáticas nos mais diversos bancos de dados existentes, identificar operações financeiras que tenham sido realizadas no CNPJ dos seus clientes e, a partir daí, realizar os registros contábeis que sejam pertinentes, de maneira automática.
Ao ser parametrizado da maneira certa, mantém distante erros e contribui para dar mais velocidade às suas rotinas.
Com a ajuda do Mister Contador, você não precisa ter papéis em seu escritório e exterminar a dependência de seus clientes.
Ele vem como uma solução, inclusive, para problemas os quais foram identificados no estudo que trouxemos em tópicos anteriores do nosso artigo.
Outra grande vantagem do Mister Contador está no fato de que ele pode ser utilizado por escritórios que atendem a empresas de todo tamanho.
Sendo assim, ele não consiste em uma solução que vai favorecer apenas aqueles que trabalham com uma grande quantidade de dados, contabilidade especializadas em atender micro e pequenas empresas também podem se favorecer das vantagens trazidas pelo Mister Contador.
Perceba que, com a ajuda dele, você ficará cada vez mais distante da dependência de seus clientes.
Mister Contador: a solução de que seu escritório precisa para ser mais eficiente!
Em nossa conversa, pudemos entender com mais clareza como um escritório tem sido impactado, principalmente nos últimos tempos, pela tecnologia e crescimento das obrigações com as quais precisa lidar.
Também identificamos, por meio do artigo trazido, que, apesar de muitos já possuírem tecnologias em seu dia a dia, as quais auxiliam a lidar com esse cenário, por vezes elas não suprem de forma integral as necessidades presentes no dia a dia de um escritório.
Isso porque a dependência de trabalho manual ainda é um fator que tem contribuído para que contadores tenham de lidar com atrasos e morosidade em seu dia a dia.
Nesse contexto, a automação contábil vem como uma solução para que o escritório tenha mais velocidade em seu dia a dia, evite erros, fique longe de documentos físicos e possa continuar gerando informações que transparecem a realidade de seus clientes e possam ser utilizadas no processo de tomada de decisão.
A automação contábil poderia ser usada, inclusive, para preencher lacunas identificadas na no estudo que trouxemos em nossa conversa, já que um dos maiores problemas identificados foram relacionados ao excesso de digitação e falta de automação dos processos.
Em tal contexto, o Mister Contador vem como solução em automação do Dpto. Contábil, principalmente por ter sido desenvolvido com a ajuda de quem conhece das necessidades existentes em um escritório contábil.
Dito isso, clique no botão abaixo, vamos marcar uma conversa para que você possa conhecer mais sobre a nossa ferramenta e como ela vai contribuir para o desenvolvimento do seu escritório contábil.
Viva você também o sonho da contabilidade em dia na sua empresa contábil!!!!
Quero saber como o Mister Contador vai ajudar no dia a dia do meu escritório!
