Contador, entenda por que você precisa dar um basta na contabilidade atrasada do seu escritório!
Saiba por que é preciso extinguir a contabilidade atrasada do seu dia a dia, contador, e como fazer isso de forma inteligente!
A contabilidade atrasada é uma realidade existente em muitas empresas contábeis.
Todavia, ela pode trazer sérios problemas a você, contador, sendo que atualmente existem várias alternativas as quais podem ajudar você a evitar que seu escritório seja vítima desse tipo de situação.
Sabendo disso, preparamos o presente artigo com informações relevantes, as quais vão ajudar você a entender melhor sobre aspectos os quais contribuem para o surgimento de esse tipo de problema em seu escritório e o que fazer para evitar ou mesmo manter sua contabilidade longe deles.
Isso posto, fique com a gente até o final, faça uma excelente leitura e lembre-se de implementar, no seu dia a dia, as dicas que trouxemos.
Quais as reais causas da contabilidade atrasada?
Inicialmente, contador, a fim de que você possa eliminar de vez essa situação do seu escritório, é preciso saber o que está originando a contabilidade atrasada em sua empresa.
Note que isso pode existir por conta de diferentes fatores. Ao longo desse tópico, traremos alguns dos principais.
Perceba que, fazendo uma analogia com um dentista que precisa tratar a dor de dente de um paciente, inicialmente é preciso saber se a origem é uma cárie, trauma, inflamação da polpa (pulpite), por exemplo, para poder transcrever o tratamento correto.
Entender o motivo e buscar estratégias as quais contribuam para extinguir a contabilidade atrasada ajudarão você a eliminar o abismo existente entre o seu departamento contábil e o seu cliente.
Perceba que, quando você não tem métricas, fica mais difícil fornecer alternativas as quais possibilitem uma gestão eficiente do negócio.
Nesse cenário, a dependência que você tem dele costuma ser um dos fatores os quais mais contribuem para atrasos em seus processos.
Perceba que o não envio da documentação mensal ou, quando isso acontece, fazê-la de forma incompleta, pode ser prejudicial.
O envio de informações não muito claras ao seu departamento contábil também é algo muito comum, além de demora em responder a dúvidas relacionadas à movimentação da empresa.
Por vezes, a contabilidade atrasada pode ocorrer também por falta de mão de obra especializada para atuar no departamento contábil.
Em muitos escritórios inclusive, existe em alguns casos também a falta de priorização desse setor em razão da inexistência de prazos a exemplo do dpto. fiscal e/ou pessoal.
Ainda, existem os escritórios que atuam com a produção de contabilidade artesanal, que ainda realizam lançamentos e conciliações manualmente.
Sugestão de leitura:
- Escrituração contábil manual: Você pode estar tendo altos prejuízos com ela
- Automação Contábil: Aumente a produtividade de sua empresa e dobre a eficiência do seu time!
- Contabilidade atrasada: resolva este problema com a ajuda da automação!
Quais os riscos de se ter contabilidade de clientes atrasada?
Estar com a contabilidade de seus clientes em atraso expõe o seu escritório a vários riscos.
Perceba que a exigência das demonstrações contábeis, por parte dos seus clientes, conselho regional de contabilidade ou até mesmo por órgãos de fiscalização, são apenas algumas das situações que podem colocar sua empresa contábil em alguma situação delicada.
Sendo assim, ao não ter as informações necessárias, poderá fazer com que eles tenham prejuízos ou mesmo deixem de aproveitar oportunidades as quais podem, no futuro, contribuir para que suas respectivas empresas possam se desenvolver.
Isso costuma desgastar a relação de vocês e também ter repercussão negativa na sua imagem.
Ainda, na tentativa de correr contra o tempo para apresentar essas informações, você poderá ter como estratégia direcionar seu time para elaborar tais demonstrativos.
Isso tende a fazer com que você tenha de desembolsar recursos para cobrir horas extras e contribuir para estressar sua equipe.
Manter atrasos em seu escritório, definitivamente, é algo que precisa ser evitado.
Como exterminar a contabilidade atrasada de um escritório?
Atualmente, existem várias alternativas as quais podem contribuir para evitar que exista contabilidade atrasada em sua empresa.
Nas próximas linhas, traremos uma sugestão de estratégias as quais podem ajudar você a se organizar e resolver definitivamente esse problema no seu escritório.
Classifique
Inicialmente, uma sugestão bastante válida é realizar a segmentação de seus clientes.
Diante disso, classifique-os quanto ao porte, por exemplo, grande, médio e pequenos portes.
Feito isso, outra ação que poderá ajudar você a direcionar seus esforços com mais segurança e foco é realizar nova segmentação quanto ao uso da tecnologia.
Isso é válido principalmente quando se tratar de microempresas, nas quais é muito mais comum que isso ocorra.
Outra opção seria listar as empresas na sua carteira, os clientes que tenham mais habilidade no uso de tecnologia e/ou ferramenta que possam contribuir para a melhoria do processos e gestão financeira mais eficiente.
Feito isso, agora é o momento da gente saber o quanto de trabalho tem para ser feito.
Conheça o que precisa ser feito
Realize o levantamento de quantas competências de contabilidade atrasadas existem na sua empresa contábil, quais as tarefas que precisam ser feitas, como, por exemplo:
- Realização de lançamentos contábeis;
- Conciliação de contas (bancárias, de fornecedores, clientes etc.);
- Reclassificação de contas e ajustes;
- Emissão de relatórios etc.
Realizar um inventário da contabilidade atrasada na empresa ajudará você a compreender qual o tamanho do problema.
Estabeleça as ferramentas
Feito isso, pode-se identificar quais tecnologias serão usadas para resolver a situação da contabilidade atrasada.
Nesse cenário, uma dica é oferecer àqueles clientes os quais têm uma melhor aceitação pela tecnologia o uso de soluções para organização financeira (ERP Financeiro).
Contador, você vai precisar de tecnologias que agilizem suas rotinas para lidar com a contabilidade atrasada.
Por vezes, é inviável e desnecessário realizar todos os lançamentos e realizar todas as atividades manualmente.
Forneça soluções
Caso aceitem, poderão ter mais controle sobre a movimentação da empresa, e você terá mais facilidade para importar as informações geradas, o que facilitará bastante o seu trabalho de lidar com a contabilidade atrasada nesse perfil de cliente.
Já quanto aos clientes que não usam tecnologias e não gostam de ferramenta de gestão, conte com o Mister Contador para ajudar você a resolver de vez a contabilidade atrasada e mantê-la em dia.
Com o Mister Contador é possível elaborar registros contábeis eletrônicos, até mesmo para os clientes que não utilizam ferramentas de gestão financeira.
Foque o passado, mas sem descuidar do futuro!
Contador, um aspecto que você precisa considerar é que a melhor maneira de acabar com a contabilidade atrasada é não deixar que ela continue atrasando.
Então, uma alternativa que pode ser bastante útil seria criar uma estratégia de maneira que seu time consiga, elaborar os lançamentos contábeis as novas competências, simultaneamente ao passo que vai atualizando as contabilidades que estão pendentes.
Ou seja, é preciso que você estabeleça uma data para que, a partir desse momento, tudo seja registrado em tempo oportuno e, paralelamente, as informações que estão pendentes são geradas.
Uma dica que ajudará nessa missão é aceitar, a partir desse novo momento, apenas a realização de processos automatizados, o que contribuirá para desidratar e extinguir a contabilidade artesanal da sua empresa.
Nem sempre é fácil, nem sempre é rápido, mas é possível!
O que fazer para os casos de clientes que não possuem sistema de gestão?
A boa notícia, contador, é que você não precisa ficar refém dos seus clientes que não possuem sistema operacional para adotar estratégias que deem mais rapidez às suas operações para lidar com a contabilidade atrasada.
Trata-se de uma ferramenta que permite gerar os lançamentos contábeis por meio do uso do arquivo digital do extrato bancário, dos comprovantes de pagamento e do .xml das notas fiscais.
É a ferramenta certa e que vai ajudar seu escritório a ser mais ágil quando o assunto for banir a contabilidade atrasada!
Assista ao vídeo abaixo e saiba mais sobre a nossa ferramenta:
Mister Contador: o aliado que vai deixar sua contabilidade em dia!
A gente pôde observar, em nossa conversa, que, apesar de ser um problema em muitos escritórios, com as dicas que trouxemos, é possível eliminar a contabilidade atrasada da sua realidade.
Nesse contexto, as dicas que trouxemos e o Mister Contador existem justamente para ajudar você nessa tarefa!
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