Entenda por que você precisa ter a senha de banco dos seus clientes no seu escritório
Entenda porque ter acesso à senha de banco (exclusivamente de consulta) pode libertar o seu departamento contábil.
Contador, a gente sabe que ter a senha de banco de seus clientes, por vezes, é um assunto sensível, mas trouxemos informações importantes e que vão ajudar você a entender por que contar com essa estratégia vai favorecer bastante o seu dia a dia.
Nele vamos entender também os cuidados que você precisa ter ao contar com ela em sua empresa, como abordar seu cliente e o que considerar ao utilizar a senha de banco das empresas de que você toma conta em sua contabilidade.
Qual a importância de ter acesso à senha bancária de seus clientes?
Na maioria das contabilidades, a rotina costuma ser bem similar.
Isso significa que, logo nos primeiros dias do mês, os clientes deveriam enviar toda a documentação contábil (comprovante de pagamento de título; de impostos; Nfe; Extrato bancário de todas as contas; extrato de aplicação etc.) que possibilitasse a elaboração dos registros contábeis adequadamente.
Todavia, é muito comum que isso não aconteça da maneira certa, ou seja, nem todos os itens acabam sendo enviados ao seu escritório, o que pode acabar afetando as programação dos seus colaboradores do dpto. contábil.
Em tal contexto, é preciso que você que é gestor de departamento, busque estratégias as quais permitam sua equipe ter o máximo de independência desses dados, principalmente tratando-se do departamento contábil.
Perceba que com o acesso às credenciais do banco do seu cliente é possível ter acesso aos extratos, comprovantes de pagamentos, e assim realizar os registros contábeis e suas respectivas conciliações sem a habitual dependência do seu cliente.
Assim então é possível observar, que um dos grandes problemas que afetam a performance do departamento contábil é uma grande interdependência do contador ao seu cliente, vemos ainda mais a importância de se contar com as credenciais do banco.
Lembrando que não contar com as informações corretas e em tempo oportuno é um dos motivos os quais contribuem para o surgimento da contabilidade atrasada e seu escritório.
Mas a gente não pode negar que se trata de um assunto muito polêmico e, ao adotar essa postura, recomenda-se cuidados especiais.
No próximo tópico, vamos conversar sobre isso, mas, antes, aproveite para conhecer alguns artigos que vão trazer informações as quais vão tornar mais ágil ao seu dia a dia:
- Escrituração contábil manual: Você pode estar tendo altos prejuízos com ela
- Contabilidade atrasada: resolva este problema com a ajuda da automação!
- Extratos (pdf ou ofx): saiba como a automação ajuda a lidar com eles
Quais cuidados ter quando se trata desse assunto?
Senha de banco proporciona acesso a informações sensíveis.
Por vezes, quem faz uso dela tem acesso a toda vida financeira da empresa.
Na verdade, dependendo da senha de banco gerada, é possível até mesmo realizar operações.
Mas é preciso cautela, pois é possível, em muitos bancos, definir diferentes níveis de acesso que ela poderá ter.
Na verdade, esse ponto é importante, já que, quando o contador pede a senha ao seu cliente, é comum se pensar que se terá acesso a todo tipo de transações com elas.
Entretanto, nem sempre isso é verdade, já que os sistemas de segurança, por vezes, permitem que se possa gerar senhas especiais, com acesso limitado.
Lembre-se que sua contabilidade precisará apenas baixar os arquivos relacionados aos extratos bancários, investimentos realizados e comprovantes de pagamento, e ter a senha de banco ajuda a obter essas informações e isso contribui para rotinas mais ágeis.
Isso pode ser resolvido diretamente em uma conversa com a gerência da conta da empresa, na instituição financeira, à luz da autorização do seu cliente.
Mas lembre-se que, mesmo com acesso limitado, é fundamental que você treine sua equipe para usá-la da maneira certa e acerca de práticas de segurança.
Lembre-se, a proteção de dados precisa ser uma preocupação constante em suas rotinas, contador.
O que fazer para abordar esse tema da maneira correta em seu escritório?
Tratando-se de obter as credenciais de acesso da conta bancária dos seus clientes, por se tratar de um tema sensível, uma dica importante é manter uma conversa diretamente com ele.
Nela procure explicar a importância, para o seu escritório, de contar com ela, as vantagens para a empresa dele; perceba que, quando os extratos e comprovantes são emitidos diretamente por você, o departamento financeiro da empresa não precisará se preocupar em imprimir e enviar esses documentos todo o final de mês.
Reforce que você precisará apenas de uma senha secundária, a qual permita acesso apenas a consulta de informações. Deixe claro que ela não pode permitir que se realize nenhum procedimento na conta, isso serve até mesmo como forma de proteger a sua contabilidade.
Oriente a conversar com o gerente do banco em relação a esse pedido.
Essa estratégia inclusive tem se mostrado muito útil quando os contadores já iniciam com novo cliente criando contas em banco digital e deixando alinhado com o novo parceiro o uso da senha secundária.
Uma dica seria aproveitar o próximo encontro com o seu cliente para ter essa conversa e libertar definitivamente o seu departamento contábil.
Por que é importante ter essa senha ao utilizar o Mister Contador?
Ter a senha de banco dos seus clientes ajuda bastante você a ser mais independente no que se refere a produtividade do seu contábil.
Quando você soma essa estratégia ao uso do Mister Contador e certificação digital para acessar arquivos xml, sua contabilidade tem tudo para decolar!
Isso porque, por meio dele, você consegue gerar os lançamentos contábeis utilizando apenas os extratos bancários, os comprovantes de pagamento (2@ via em .pdf) e notas fiscais eletrônicas, ou seja, tudo de forma automática, sem digitação.
Pegando como exemplo uma empresa do comércio, microempresa ou empresa de pequeno porte, quando o contador tem o certificado digital e as credenciais bancárias, ele quase consegue produzir a contabilidade do cliente sem depender da chegada de documentação, de forma física ou mesmo por e-mail.
Contar com a senha bancária do seu cliente e o Mister Contador vai tornar o seu departamento contábil muito mais livre!
Ou seja, ao contar com o Mister Contador em seu dia a dia, basta apenas acessar aos comprovantes de pagamento e extratos bancários no internet banking, os arquivos .xmls (se você for cliente também da Sieg é só ligar o API) e realizar o input na plataforma do Mister Contador,
A plataforma do Mister Contador foi concebida justamente para receber e processar as informações existentes nesses documentos eletrônicos e transformá-las em lançamentos, dando mais agilidade ao seu departamento contábil e ainda minimizando as tarefas dos profissionais atuantes no setor financeiro de seus clientes.
Assista ao vídeo abaixo e conheça, com mais detalhes, sobre como o Mister Contador funciona:
Mister Contador: leve mais agilidade e eficiência a sua empresa contábil.
Em nossa conversa, a gente pôde observar que solicitar ao seu cliente uma senha de banco secundária, a qual permita apenas consultar (e baixar) os arquivos relacionados aos comprovantes de pagamento e extratos bancários, pode libertar o seu departamento contábil.
Seguir as dicas que trouxemos ajudará você a obtê-la, e o Mister Contador é a ferramenta perfeita para que você possa usar os dados extraídos de maneira inteligente, para proporcionar ao seu escritório mais agilidade e evitar – ou mesmo acabar – com a contabilidade atrasada.
Vamos bater um papo mais específico e entender como ele poderá ser vantajoso à sua empresa?
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